| 企业档案是企业在日常管理和生产经营中形成的、具有保存价值的文件资料，是企业管理的第一手资料，也是企业的宝贵资产。因此，做好企业档案管理工作，使其为企业可持续发展提供有力保障，应成为企业日常管理的一项重要工作。随着我国现代化建设进程的加快，信息化得到迅速普及，企业档案管理工作处于新环境之中，这使得加强企业档案的安全管理愈发重要。做好企业档案管理工作，除了要关注档案收集、整理、保管、利用等方面的问题，也要关注档案保管和使用中的安全问题。
档案安全现状分析
历史和现实的诸多案例与教训表明，无论是人为因素、技术因素还是突发事件，都可能对企业档案安全造成一定的影响。新形势下出现的企业档案安全问题，从某种层面上反映出企业对档案管理工作建构不完整。
一是档案人员安全意识不强。档案安全存在隐患，往往与档案管理人员对企业档案管理工作重要性的认识不深、思想上不重视、安全意识不到位有密切关系。档案管理人员责任感不强，在日常档案管理工作中，对企业档案安全可能出现的问题疏于防范，不能及时发现问题，抑或是发现问题后存在侥幸心理，没有及时对其进行处理，这些都为档案安全埋下了风险隐患。
二是档案保管设施设备不完善。很多企业在日常的档案管理过程中，对档案的保管环境不够重视，对档案基础设施设备的投入较少。很多企业的档案库房建设基本不能满足档案保管环境“九防”的要求。例如，档案设施不规范，在建筑的严密性、安全性、防潮性等方面达不到要求。加上档案设备配备不全，档案保管的地方存在风险隐患，很难对企业档案进行实质性保护。
三是档案利用存在风险。随着电子档案的普及，档案的安全利用也出现安全隐患。例如，对电子档案的内容处理不规范，对电子档案的查阅管理不严谨，对电子档案管理系统的安全保护不充分等。企业往往只关注电子档案利用的便捷性，却疏于对其使用过程的管理。电子档案管理防线一旦被突破，往往会使企业的重要信息发生泄露，给企业造成不可估量的损失。
相关解决策略
对企业来说，只有对档案安全管理中面临的处境和风险都有所了解，才能制定出相应的策略，建立起行之有效的档案安全制度，从而保障档案的安全。
一是加强档案管理人员思想教育，增强档案安全意识。为进一步加强档案安全理念教育，各企业应积极开展档案普法教育和档案宣传活动，多措并举增强企业员工尤其是档案管理人员的档案安全意识，使其增加档案安全知识储备，明确档案使用安全底线，规范档案业务安全行为。在实际工作中，档案管理人员应当把“四个注重”奉为圭臬，即注重把档案安全置于第一位，始终把维护档案安全的要求贯穿档案工作全过程；注重预防为主，切实把化解风险、防范事故作为档案工作的基本前提；注重综合治理，兼顾各个环节，采取各种措施，全面加强档案安全工作；注重规范运行，充分发挥制度科学化建设和规范化建设对档案安全的保障作用。只有在思想深处认识到确保档案安全是档案人的基本职责，才能为开展档案安全工作建立良好的基础防线。
二是加强档案安全制度建设，确保安全检查执行到位。档案制度建设，是档案管理工作得以顺利进行的重要保障。做好档案安全工作，需要建立健全档案安全管理制度，将档案安全工作纳入制度中，使得档案管理工作更规范。制度建设是前提，制度执行是关键。企业在相关档案安全制度建立与完善以后，要在实际工作中认真贯彻，确保执行到位。例如，定期深入排查档案实体安全风险隐患，对档案库房消防设施设备、监控报警系统进行排查，确保能够正常工作；对电气线路、水暖管道进行排查，确保日常维护保养到位；同时也要深入排查档案信息安全风险隐患，严格执行国家网络和信息安全管理制度，确保企业档案信息安全。
三是加强档案基础设施建设，确保档案存储环境安全。无论是传统的纸质档案还是现在的电子档案，对其进行妥善保管是后期档案发挥作用的重要保证。各企业应加大档案建筑环境基础设施和防潮防火、环境温湿度控制等档案设备的投入力度, 对档案实体进行有效的安全保护。在电子档案方面，定期对电子档案的存储介质进行检查，确保电子档案载体安全；借助信息化手段，建立科学的电子档案管理系统，实现档案电子化，并运用相关管理手段切实加强电子档案管理系统的安全管理。
四是建立健全应急管理机制，提高应急处置能力。企业要制定档案安全应急管理制度，并提出相应的应急管理预案，积极应对可能出现的突发事件。企业可以对档案管理人员定期开展突发事件应急知识培训，增强其在日常管理工作中对安全风险的防范意识；可以定期组织防火防潮的突发情况演练，帮助档案管理人员在档案出现安全危机时迅速作出反应，及时处理相关情况。完善的应急管理机制能够帮助企业在档案安全出现紧急问题时，具备一定的应急处理能力，最大限度地降低危险系数。
五是加强电子档案的安全保管和安全利用。电子档案的普及应用为企业档案工作带来极大的便捷性，但也存在一定程度的安全隐患。电子档案在计算机、网络和存储设备等客观因素的影响下存在失效的风险，为档案安全带来一定的威胁，因此需要对电子文档及时进行数据备份，同时通过提高防火墙技术、建立监控和跟踪日志、设置分级管理密码、分级控制权限等技术手段严格管理电子档案。另外，涉密档案往往是企业核心竞争力所在，在日常的管理工作中应把涉密的数字档案资源与其他信息系统进行有效的物理隔离，严格管理查阅权限，严防档案信息发生泄漏。
总之，档案安全是档案工作的生命线，也是档案工作的底线。企业在开展档案工作时，需要重点关注，常抓不懈，只有这样才能更好地贯彻落实习近平总书记对档案工作提出的“保管好、利用好”的重要批示，才能使档案更好地为企业发展提供助力。
（作者单位：中国航空油料集团有限公司）
